Arbeitsregeln
Lege die automatischen Zeit-Regeln deines Betriebs fest: Auto-Ausstempeln, Pausenabzug, Rundung, Nachtzuschlag-Fenster, Einspruchsfrist und Schicht-Benachrichtigungen. Diese Regeln greifen automatisch bei jeder Zeiterfassung.
Wofür ist diese Seite?
Auf „Arbeitsregeln" stellst du ein, wie ShiftScan die erfassten Zeiten automatisch verarbeitet — damit Pausen, Rundung, Nachtarbeit und vergessenes Ausstempeln nicht von Hand korrigiert werden müssen. Außerdem legst du fest, ab wann Zeiten als bestätigt gelten und wann Mitarbeiter und Admins zu Schichten benachrichtigt werden. Die Regeln gelten betriebsweit; einzelne Werte sind je Objekt überschreibbar.
In 30 Sekunden
- •Stunden fürs „automatisch Ausstempeln" und die Pausenabzüge (ab X Std → Y min) festlegen.
- •Rundung und das Nachtzuschlag-Fenster (von–bis) einstellen.
- •Einspruchsfrist wählen, nach der saubere Zeiten automatisch als bestätigt gelten.
- •Schicht-Benachrichtigungen (Erinnerung, Verspätung, Überziehung) aktivieren und „Speichern".
Schritt für Schritt
- 1
Öffne „Einstellungen" → „Arbeitsregeln". Setze oben „Automatisch ausstempeln nach (Stunden)" — vergisst jemand das Ausstempeln, beendet ShiftScan die Schicht nach dieser Zeit. Trage darunter die Pausenabzüge ein (z. B. ab 6 Std → 30 min, ab 9 Std → 45 min).
Auto-Ausstempeln und die zwei Pausenabzug-Stufen. - 2
Lege „Rundung (min)" fest (1 = minutengenau) sowie das Nachtzuschlag-Fenster „Nacht ab" / „Nacht bis" (z. B. 23:00–06:00). In diesem Fenster geleistete Stunden werden als Nachtarbeit markiert.
- 3
Stelle die „Einspruchsfrist Zeiten (Tage)" ein: Nach so vielen Tagen gelten saubere Einträge automatisch als bestätigt (konkludente Zustimmung). Optional: bestimmte Anomalien trotzdem automatisch bestätigen lassen und die GPS-Erfassung ein- oder ausschalten.
- 4
Aktiviere im Block „Schicht-Benachrichtigungen" die gewünschten Hinweise (Erinnerung vor Schichtbeginn, Verspätungs-Warnung, Überziehungs-Hinweis) und stelle die Toleranzen ein. Klick zum Schluss auf „Speichern".
Schicht-Benachrichtigungen mit Toleranzen für Verspätung und Überziehung.
Feld für Feld
- Automatisch ausstempeln nach (Stunden)
- Wird das Ausstempeln vergessen, beendet ShiftScan die Schicht nach dieser Stundenzahl automatisch (1–48). Schützt vor endlos laufenden Schichten.
- Pausenabzug (Pause 1/2 ab Std → Abzug min)
- Zwei Stufen: Ab X Arbeitsstunden werden automatisch Y Minuten Pause abgezogen — bildet die gesetzliche/tarifliche Pausenregelung ab (z. B. 30 min ab 6 Std, 45 min ab 9 Std).
- Rundung (min)
- Auf wie viele Minuten Stempelzeiten gerundet werden (1 = minutengenau, 15 = Viertelstunde).
- Nacht ab / Nacht bis
- Das Zeitfenster, in dem geleistete Arbeit als Nachtarbeit (Nachtzuschlag) zählt — z. B. 23:00 bis 06:00.
- Einspruchsfrist Zeiten (Tage)
- Nach dieser Frist gelten saubere Einträge automatisch als bestätigt (konkludente Zustimmung). 0 = sofort. Einträge mit Anomalien bleiben prüfpflichtig.
- Anomalien trotzdem automatisch bestätigen
- Markierte Anomalie-Arten (z. B. „Manuell erfasst", „Standort außerhalb Radius") werden weiterhin angezeigt/gewarnt, blockieren die automatische Bestätigung aber nicht.
- GPS beim Stempeln erfassen
- Aus = es werden keinerlei Standortdaten erfasst, übertragen oder gespeichert (der Geofence-Radius wird dann ignoriert). Je Objekt überschreibbar.
- Schicht-Benachrichtigungen + Toleranzen
- Erinnerung vor Schichtbeginn (Vorabend), Verspätungs-Warnung (nach Beginn + Toleranz an MA & Admin) und Überziehungs-Hinweis (nach Ende + Toleranz an den MA) — je mit eigener Toleranz in Minuten.
Tipp
Die Pausenabzüge bilden die gesetzliche Pausenregelung ab (z. B. 30 min ab 6 Std, 45 min ab 9 Std). Stelle sie auf eure betrieblichen oder tariflichen Vorgaben ein — dann stimmen die Netto-Arbeitszeiten automatisch, ohne dass jemand Pausen von Hand abzieht.
Stolperfalle
Die Einspruchsfrist bestätigt nur SAUBERE Einträge automatisch. Einträge mit Anomalien bleiben prüfpflichtig — es sei denn, du hast die jeweilige Anomalie unter „Anomalien trotzdem automatisch bestätigen" freigegeben. Und: Schaltest du GPS aus, wird der Geofence-Radius wirkungslos — Stempel lassen sich dann von überall setzen.
Häufige Fragen
Was passiert mit dem Pausenabzug, wenn jemand kürzer arbeitet?
Nichts — der Abzug greift erst ab der eingestellten Stundenschwelle. Wer unter „Pause 1 ab (Std)" bleibt, bekommt keinen automatischen Pausenabzug.
Bekommt der Mitarbeiter die Verspätungs-Warnung sofort?
Nein, erst nach Schichtbeginn plus der eingestellten Toleranz (Standard 15 Min). Erst dann geht der Hinweis an Mitarbeiter und Admin.
Gelten diese Regeln für alle Objekte?
Ja, sie sind die betriebsweite Voreinstellung. Einzelne Werte — etwa die GPS-Erfassung — lassen sich pro Objekt überschreiben.