Digitale vs. manuelle Zeiterfassung

Erlaubt ist der Stundenzettel. Offen ist, was er belegt

Eine bestimmte Form schreibt das Gesetz derzeit nicht vor. Das Bundesarbeitsgericht hat am 13.09.2022 (1 ABR 22/21) entschieden, dass Arbeitgeber die Arbeitszeit erfassen müssen, aber nicht, womit. Ein Stundenzettel auf Papier oder eine Tabelle genügen formal, und die Erfassung darf an die Beschäftigten delegiert werden. Für Minijobs und für die Branchen aus § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz, darunter Gebäudereinigung, Bau sowie das Wach- und Sicherheitsgewerbe, kommt § 17 MiLoG dazu: Beginn, Ende und Dauer spätestens bis zum Ablauf des siebten Tages nach der Arbeitsleistung aufzeichnen und zwei Jahre aufbewahren.

Der Unterschied liegt woanders. Ein Zettel hält fest, was jemand aufgeschrieben hat, nicht, wann er vor Ort war. Wird er am Freitag für die ganze Woche ausgefüllt, steht dort die Erinnerung an fünf Tage, und von einem täglich geführten Zettel ist er nicht zu unterscheiden. Prüft die Finanzkontrolle Schwarzarbeit des Zolls oder bestreitet ein Auftraggeber eine Rechnung, muss der Betrieb belegen können, dass die Angaben stimmen.

Teuer wird dabei selten das Bußgeld allein. Wer wegen eines Verstoßes nach § 21 MiLoG eine Geldbuße von mindestens 2.500 € erhalten hat, soll nach § 19 MiLoG von der Vergabe öffentlicher Aufträge ausgeschlossen werden. Für eine Gebäudereinigung oder einen Sicherheitsdienst, der Schulen, Ämter oder Kliniken betreut, ist das der eigentliche Preis einer lückenhaften Aufzeichnung.

Wo der Zettel im Alltag reißt

Ein fester Arbeitsplatz verzeiht viel, ein Betrieb mit Einsätzen draußen nicht. Drei Objekte an einem Tag, eine Kolonne, die gemeinsam anfängt und einzeln geht, ein Springer ohne festes Objekt: Auf dem Zettel steht am Ende eine Tagessumme, aber nicht, wie viel davon auf welches Objekt fiel. Genau diese Aufteilung braucht die Rechnung an den Kunden und die Kalkulation des nächsten Angebots.

Dazu kommt der Weg ins Büro. Zettel werden eingesammelt, entziffert, abgetippt und nachgefragt, und jede Abschrift ist eine Stelle, an der sich eine Zahl verdreht. Bemerkt wird das meist erst, wenn ein Mitarbeiter seine Abrechnung nachrechnet. Eine Excel-Tabelle spart das Entziffern, aber weder das Abtippen noch die Erinnerung am Freitag.

Was digital anders ist, und wovon wir abraten

Digital heißt hier nicht, den Zettel als Formular auf dem Handy auszufüllen. Gestempelt wird am Objekt, per NFC-Tag, QR-Code oder PIN, und die Uhrzeit entsteht beim Stempeln, nicht beim Eintragen. Ohne Netz bleibt die Buchung mit dem Zeitpunkt der Aufnahme auf dem Gerät und wird später übertragen. Ändert jemand einen Eintrag nachträglich, steht das im Änderungsprotokoll und als Hinweis an der Buchung, und am Monatsende bestätigt der Mitarbeiter seine Stunden selbst. Weil jede Buchung an einem Objekt hängt, ergibt sich die Aufteilung für Rechnung und Lohnexport ohne Abschrift.

Wovon wir abraten: beide Systeme nebeneinander laufen zu lassen. Wer digital stempelt und den Zettel „zur Sicherheit" behält, hat am Monatsende zwei Fassungen und muss bei jeder Abweichung entscheiden, welche gilt. Umgekehrt gilt auch: Ein kleiner Betrieb mit wenigen Leuten an einem festen Ort, die ihren Zettel täglich führen, ist mit Papier nicht schlecht aufgestellt. Groß wird der Unterschied dort, wo zwischen Objekten gewechselt, nachgewiesen und abgerechnet wird.

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