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Lohnexport

Monatliche Lohndaten (Stunden, Überstunden, Zuschläge, Abwesenheiten) für die Lohnbuchhaltung exportieren — DATEV, Lexware, STotax, Addison, CSV oder Excel — und fertige Lohnzettel automatisch je Mitarbeiter verteilen.

Wofür ist diese Seite?

Hier bereitest du die Lohnabrechnung vor: ShiftScan bündelt die Monatsdaten jedes Mitarbeiters (Ist-/Soll-Stunden, Überstunden, Zuschläge, genehmigte Abwesenheiten) und exportiert sie im Format deines Lohnprogramms — DATEV, Lexware, STotax oder Addison. Die fertigen Lohnzettel deines Steuerberaters verteilst du anschließend mit einem Upload automatisch in die Personalakten.

Der Lohnexport mit Zeitraum und Format-Auswahl.

In 30 Sekunden

•Monat/Jahr und Format wählen → „Herunterladen" erzeugt die Lohn-Datei.
•Formate: DATEV (CSV/XML), Lexware, STotax, Addison, CSV, Excel.
•Stichtag 1. oder 15. (15.–14.-Periode tagesgenau) unter Einstellungen.
•„Lohnzettel verteilen": Steuerberater-PDFs automatisch je Mitarbeiter zuordnen.

Schritt für Schritt: exportieren & verteilen

1
Wähle Monat und Jahr, dann das Format deines Lohnprogramms (z. B. DATEV oder STotax) und tippe „… herunterladen". Es fließen nur genehmigte Abwesenheiten ein.

Lohnexport: Zeitraum und Format.
2
Übergib die exportierte Datei deinem Steuerberater bzw. importiere sie in dein Lohnprogramm. Die Lohnarten stammen aus deinem Lohnart-Mapping (Einstellungen → Lohn & Export).
3
Kommen die fertigen Lohnzettel zurück, öffne „Lohnzettel verteilen": lade den STotax-Ordner, die Einzel-PDFs oder eine ZIP hoch (oder eine Sammel-PDF). ShiftScan ordnet jede Abrechnung per Personalnummer/Name dem Mitarbeiter zu.

Lohnzettel verteilen: Upload und Zuordnung.
4
Prüfe die Zuordnung (mehrdeutige oder unbekannte wählst du selbst) und tippe „… Lohnzettel verteilen". Jede Abrechnung landet in der Personalakte und der Mitarbeiter wird benachrichtigt.

Feld für Feld erklärt

Format: DATEV (CSV/XML), Lexware, STotax (ANSI, #-getrennt), Addison (ASCII, ;-getrennt) oder generisch CSV/Excel.
Abrechnungsperiode: Kalendermonat oder — bei Stichtag 15. — die echte 15.–14.-Lohnperiode (Soll-Stunden tagesgenau über die Monatsgrenze).
Lohnart-Mapping: Welche Lohnart (z. B. Überstunden, Nachtzuschlag) in welche DATEV-Lohnart fließt — gepflegt unter Einstellungen → Lohn & Export.
Verteilen: Einzeldateien / ZIP: Der native Steuerberater-Output (je Mitarbeiter eine PDF). Zuordnung über Personalnummer bzw. Name aus Datei- und Ordnernamen.
Verteilen: Sammel-PDF: Eine PDF mit allen Abrechnungen — ShiftScan teilt sie seitenweise per Personalnummer im Text auf.
Nur Abrechnungen: Filtert interne Belege (Lohnkonto, SV-Nachweis) aus, sodass nur echte Entgeltabrechnungen verteilt werden.

Tipp

💡

Lass deinen Steuerberater die Lohnzettel als Mitarbeiter-Ordner oder ZIP exportieren (mit Personalnummer im Dateinamen) — dann ordnet ShiftScan alles automatisch zu, und du verteilst hunderte Abrechnungen mit einem Klick. Die Verarbeitung läuft lokal im Browser; die PDFs verlassen dein Gerät nur als Upload in die Personalakte.

Stolperfalle

⚠️

In den Export fließen nur GENEHMIGTE Abwesenheiten ein — offene Urlaubs- oder Krankanträge fehlen sonst auf der Abrechnung. Genehmige sie vor dem Export. Und: Stimmen die Personalnummern in ShiftScan nicht mit denen des Steuerberaters überein, bleiben Lohnzettel „nicht erkannt" und müssen manuell zugeordnet werden.

Häufige Fragen

Welche Lohnprogramme werden unterstützt?

DATEV Lohn & Gehalt (CSV/XML), Lexware Lohn+Gehalt, STotax Gehalt und Lohn sowie Addison — plus generisches CSV/Excel.

Wie ordnet ShiftScan die Lohnzettel zu?

Über die Personalnummer (bzw. den Namen) in Datei- und Ordnernamen oder im Seitentext der Sammel-PDF. Mehrdeutige oder unbekannte wählst du manuell.

Wo landen die verteilten Lohnzettel?

In der Personalakte des jeweiligen Mitarbeiters (Dokumente), und der Mitarbeiter wird automatisch benachrichtigt.