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Spesen

Auslagen und Reisekosten der Mitarbeiter erfassen und über einen klaren Ablauf (Erfasst → Genehmigt → Erstattet) abrechnen.

Wofür ist diese Seite?

Hier rechnest du Auslagen und Reisekosten ab: Fahrt-, Übernachtungs- und Verpflegungskosten oder Sonstiges. Mitarbeiter erfassen ihre Spesen, du genehmigst sie und markierst sie als erstattet. So bleibt nachvollziehbar, was offen ist und was bereits ausgezahlt wurde.

Die Spesenliste mit Kategorie, Betrag und Status.

In 30 Sekunden

•Mit „+" erfasst du eine Spese — als Admin auch für einen Mitarbeiter.
•Jede Spese durchläuft: Erfasst → Genehmigt → Erstattet (oder Abgelehnt).
•Spesen und Belege teilen sich die Reiter „Spesen / Belege".
•Oben siehst du die Summe der aktuellen Ansicht; Export als CSV/Excel.

Schritt für Schritt: erfassen & abrechnen

1
Tippe auf „+", wähle Datum und Kategorie (Fahrt/Übernachtung/Verpflegung/Sonstiges), gib Betrag und Anlass ein. Optional: km, Projekt, Objekt und eine Notiz. Als Admin wählst du den Mitarbeiter. Dann „Erfassen".

Das Erfassen-Formular für eine Spese.
2
Die Spese erscheint mit Status „Erfasst". Prüfe sie und tippe auf „Genehmigen" — der Status wechselt auf „Genehmigt".
3
Ist die Spese ausgezahlt, tippe auf „Erstattet". Damit ist der Vorgang abgeschlossen und erscheint grün.
4
Über „✎" korrigierst du schnell Datum, Kategorie, Anlass, Betrag, km oder Notiz. Projekt und Objekt änderst du auf der Detailseite — ein Klick auf die Zeile öffnet sie.

Spese bearbeiten.

Feld für Feld erklärt

Kategorie: Fahrt, Übernachtung, Verpflegung oder Sonstiges — zum Filtern und Auswerten.
Betrag: Der auszuzahlende Betrag in Euro — Pflichtfeld.
Anlass / Reiseziel: Wofür die Spese angefallen ist (z. B. „Schulung Sachkunde IHK") — Pflichtfeld.
km: Optional. Gefahrene Kilometer — Grundlage für die Kilometerpauschale bei Fahrtkosten.
Projekt / Objekt: Optional. Ordnet die Spese einem Projekt oder Objekt zu — für projektbezogene Auswertung.
Status: Erfasst (neu), Genehmigt (geprüft), Erstattet (ausgezahlt) oder Abgelehnt. Nur Admins ändern den Status.

Tipp

💡

Lass Mitarbeiter ihre Spesen selbst erfassen — du musst sie nur noch genehmigen und als erstattet markieren. Mit Projekt- oder Objekt-Zuordnung wertest du Reisekosten gezielt pro Auftrag aus.

Stolperfalle

⚠️

Den Status ändern nur Admins — Mitarbeiter können ihre eigene Spese nicht selbst freigeben. Genehmigte und erstattete Spesen fließen in den nächsten Lohnexport; prüfe Betrag und Anlass also vor der Freigabe. Ein Versehen ist kein Drama: Auf der Detailseite führt „Zurück auf ‚genehmigt'" wieder aus dem Status „Erstattet" heraus.

Häufige Fragen

Was ist der Unterschied zwischen Spesen und Belegen?

Belege sind einzelne Quittungen (Tank, Parken …). Spesen sind die Abrechnung von Auslagen und Reisekosten eines Mitarbeiters mit Genehmigungs- und Erstattungs-Status.

Können Mitarbeiter eigene Spesen erfassen?

Ja — über ihre App. Als Admin siehst du alle Spesen, genehmigst sie und markierst sie als erstattet.

Wie rechne ich Fahrtkosten per Kilometerpauschale ab?

Wähle Kategorie „Fahrt", trage die gefahrenen km ein und den errechneten Betrag. Die km erscheinen zur Kontrolle in der Liste.